A UCLA Health unifica seus recursos de RH com o HRSD e o UCPath da ServiceNow

Results

Fluxo de dados de RH em tempo real entre o ServiceNow e o UCPath

Eliminação da entrada manual de dados para as equipes de RH, controle de ponto e folha de pagamento

Redução do risco de erros na folha de pagamento, perda de benefícios e atrasos no pagamento final

Melhoria na conformidade e na prontidão para auditorias

Base mais sólida para o crescimento contínuo do RH no ServiceNow

Applications

O CLIENTE

Uma parceria de longa data, construída com base na confiança

A UCLA Health é um dos principais sistemas de saúde acadêmicos do país, reconhecido por pesquisas médicas inovadoras e por um atendimento excepcional ao paciente. Gerenciar essa escala significa que milhares de colaboradores dependem de processos de RH que precisam funcionar corretamente, todas as vezes. Um erro de integração, um desligamento atrasado ou a perda de um benefício não geram apenas retrabalho para o RH — eles afetam as pessoas responsáveis por prestar cuidados de saúde.

A Ondaro conhece bem esse ambiente. Ao longo de vários anos e diversos projetos, ajudamos a UCLA Health a construir um hub unificado para gestores e a reimaginar a experiência do colaborador com o ServiceNow Employee Center Pro. Esse trabalho garantiu à instituição um lugar entre as 2026 Top 10 Best Employee Experiences do ServiceNow.

Quando a UCLA Health voltou com seu próximo desafio, já conhecíamos o terreno.

"A equipe do projeto da Ondaro foi excepcional, e estamos animados com a oportunidade de trabalhar novamente com eles em um futuro projeto."

— Representante do cliente, UCLA Health

O DESAFIO

Dois sistemas. Uma lacuna. E o custo era real.

A UCLA Health utiliza o ServiceNow como o sistema de engajamento para os serviços de RH, enquanto o UCPath (PeopleSoft) funciona como o sistema de registro oficial de RH. Em teoria, essas duas plataformas deveriam funcionar em conjunto. Na prática, elas não se comunicavam, e as pessoas no meio desse processo pagavam o preço por isso.

Cada integração, mudança de cargo, licença e desligamento exigia que a equipe de RH inserisse manualmente no UCPath dados que já existiam no ServiceNow. Era um trabalho repetitivo e demorado e, como as pessoas eram a ponte entre os sistemas, erros acabavam acontecendo. As consequências não eram abstratas: pagamentos a maior, pagamentos a menor, perda de benefícios, atrasos no pagamento final. Cada erro exigia investigação, reconciliação e acompanhamento, o que desviava as equipes de RH, controle de ponto e folha de pagamento de tarefas que realmente importavam.

O sistema não estava falhando por falta de cuidado das pessoas. Estava falhando porque as ferramentas não estavam conectadas.

A SOLUÇÃO

Fluxo de dados em tempo real. Sem transferências manuais.

A UCLA Health firmou parceria com a Ondaro para projetar e implementar uma integração automatizada e unidirecional entre o ServiceNow e o UCPath. O objetivo era permitir que os dados já capturados pelo RH no ServiceNow fluíssem diretamente para o sistema de registro, sem que ninguém precisasse redigitá-los.

A integração abrange as transações em que os erros manuais eram mais custosos: integração de colaboradores, mudanças de cargo e de força de trabalho, licenças e desligamentos. Quando um gestor inicia um fluxo de trabalho no ServiceNow, a integração cuida automaticamente da transferência de dados para o UCPath — em tempo real, sem nenhum intermediário no processo.

Antes de qualquer desenvolvimento, a Ondaro conduziu workshops estruturados de descoberta e design com as equipes da UCLA Health. O objetivo era mapear com precisão os processos do estado atual, identificar onde as lacunas causavam mais atrito e definir o que o sucesso realmente significaria. Esse investimento inicial garantiu que a integração fosse construída em torno da forma como a organização de RH da UCLA Health realmente funciona, e não em torno de um modelo padrão.

A EXPERIÊNCIA COM O PARCEIRO

Como é, na prática, uma parceria contínua

Um projeto como esse depende tanto da confiança quanto da habilidade técnica para ter sucesso. Para a UCLA Health, não se tratava de um início do zero. Era a continuação de um relacionamento com uma equipe que já compreendia seu ambiente, seus fluxos de trabalho e o que estava em jogo.

Essa familiaridade se refletiu na rapidez com que o projeto começou a andar, na forma como a equipe conduziu as decisões de design e em como a complexidade foi tratada quando surgiu. Não houve tempo perdido se atualizando sobre o básico, o que permitiu que o foco fosse direto para a resolução do problema.

A UCLA Health continua trabalhando com a Ondaro por meio do Ondaro Reserve, o programa contínuo de operações e aprimoramento de plataforma da Ondaro. O Reserve oferece à UCLA Health acesso contínuo à experiência e à capacidade técnica em ServiceNow — mantendo a plataforma saudável, atualizada e em crescimento junto com a organização — sem a necessidade de construir e manter essa capacidade internamente. É um sinal de algo além de um projeto bem-sucedido. É o que acontece quando um cliente decide manter um parceiro por perto.

Quando questionado sobre o projeto, o cliente foi direto: "A equipe do projeto da Ondaro foi excepcional, e estamos animados com a oportunidade de trabalhar novamente com eles em um futuro projeto." Vindo de uma equipe que já trabalhou conosco em diversos projetos, isso diz tudo.

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