UCLA Health unifica sus recursos humanos con HRSD y UCPath de ServiceNow

Resultados

Flujo de datos de RR. HH. en tiempo real entre ServiceNow y UCPath

Eliminación de la captura manual de datos para los equipos de RR. HH., control de horarios y nómina

Reducción del riesgo de errores de nómina, pérdida de beneficios y pagos finales retrasados

Mejora en el cumplimiento y la preparación para auditorías

Base más sólida para el crecimiento continuo de RR. HH. en ServiceNow

Applications

EL CLIENTE

Una asociación de larga trayectoria, construida sobre la confianza

UCLA Health es uno de los principales sistemas de salud académicos del país, reconocido por sus investigaciones médicas innovadoras y su atención excepcional a los pacientes. Gestionar esa escala significa que miles de colaboradores dependen de procesos de RR. HH. que deben funcionar correctamente, en todo momento. Un error de incorporación, una separación retrasada o un beneficio perdido no solo generan retrabajo para RR. HH., sino que afectan a las personas responsables de brindar atención médica.

Ondaro conoce bien este entorno. A lo largo de varios años y múltiples proyectos, hemos ayudado a UCLA Health a construir un hub unificado para gestores y a reimaginar la experiencia del colaborador con ServiceNow Employee Center Pro. Este trabajo les hizo merecedores de un lugar en el Top 10 Best Employee Experiences 2026 de ServiceNow.

Cuando UCLA Health regresó con su siguiente desafío, ya conocíamos el terreno.

"El equipo del proyecto de Ondaro fue excepcional, y estamos entusiasmados con la oportunidad de trabajar con ellos en un futuro proyecto."

— Representante del cliente, UCLA Health

EL DESAFÍO

Dos sistemas. Una brecha. Y el costo era real.

UCLA Health utiliza ServiceNow como el sistema de interacción para los servicios de RR. HH., mientras que UCPath (PeopleSoft) funciona como el sistema de registro oficial de RR. HH. En teoría, ambas plataformas deberían trabajar en conjunto. En la práctica, no se comunicaban entre sí, y las personas atrapadas en medio pagaban las consecuencias.

Cada incorporación, cambio de puesto, licencia y separación requería que el personal de RR. HH. volviera a capturar manualmente en UCPath datos que ya existían en ServiceNow. Era un trabajo repetitivo y que consumía mucho tiempo, y como las personas eran el puente entre los sistemas, los errores se filtraban. Las consecuencias no eran abstractas: pagos en exceso, pagos insuficientes, beneficios perdidos, pagos finales retrasados. Cada error requería investigación, conciliación y seguimiento, lo que alejaba a los equipos de RR. HH., control de horarios y nómina del trabajo que realmente importaba.

El sistema no estaba fallando porque a nadie le importara. Estaba fallando porque las herramientas no estaban conectadas.

LA SOLUCIÓN

Flujo de datos en tiempo real. Sin transferencias manuales.

UCLA Health se asoció con Ondaro para diseñar e implementar una integración automatizada y unidireccional entre ServiceNow y UCPath. El objetivo era permitir que los datos que RR. HH. ya capturaba en ServiceNow fluyeran directamente al sistema de registro, sin que nadie tuviera que volver a escribirlos.

La integración cubre las transacciones donde los errores manuales resultaban más costosos: incorporación de colaboradores, cambios de puesto y de fuerza laboral, licencias y separaciones. Cuando un gestor inicia un flujo de trabajo en ServiceNow, la integración se encarga de transferir los datos a UCPath automáticamente, en tiempo real, sin ningún intermediario.

Antes de iniciar cualquier desarrollo, Ondaro llevó a cabo talleres estructurados de descubrimiento y diseño con los equipos de UCLA Health. El objetivo era mapear con precisión los procesos actuales, identificar dónde las brechas generaban más fricción y definir cómo se vería realmente el éxito. Esa inversión inicial garantizó que la integración se construyera en torno a la forma en que realmente opera la organización de RR. HH. de UCLA Health, y no en torno a una plantilla genérica.

LA EXPERIENCIA CON EL SOCIO

Cómo se ve una asociación continua en la práctica

Un proyecto como este depende tanto de la confianza como de la habilidad técnica para tener éxito. Para UCLA Health, esto no fue un comienzo desde cero. Fue la continuación de una relación con un equipo que ya entendía su entorno, sus flujos de trabajo y lo que estaba en juego.

Esa familiaridad se reflejó en la rapidez con la que avanzó el proyecto, en cómo el equipo manejó las decisiones de diseño y en cómo se abordó la complejidad cuando surgió. No se perdió tiempo poniéndose al día con lo básico, ya que el enfoque pudo ir directo a resolver el problema.

UCLA Health sigue trabajando con Ondaro a través de Ondaro Reserve, el programa continuo de operaciones y mejora de plataforma de Ondaro. Reserve le da a UCLA Health acceso continuo a experiencia y capacidad en ServiceNow, manteniendo la plataforma saludable, actualizada y en crecimiento junto con la organización, sin tener que desarrollar y mantener esa capacidad internamente. Es una señal de algo más que un proyecto exitoso. Es lo que sucede cuando un cliente decide mantener cerca a un socio.

Al preguntarle sobre el proyecto, la reflexión del cliente fue directa: "El equipo del proyecto de Ondaro fue excepcional, y estamos entusiasmados con la oportunidad de trabajar con ellos en un futuro proyecto." Viniendo de un equipo que ha trabajado con nosotros en múltiples proyectos, eso lo dice todo.

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