A transformação digital é uma frase que pode ser ouvida em qualquer organização, mas é mais do que apenas uma palavra da moda. De acordo com a McKinsey, cerca de 90% das empresas estão passando por uma transformação digital em algum grau. Se essa mudança organizacional for feita corretamente, não será apenas um projeto único, mas uma adoção contínua de novas tecnologias e processos.
Em um episódio do The Distillery Podcast, Adam Follmer falou sobre a jornada de transformação digital de sua empresa com a implementação do ServiceNow, desde o uso de apenas um módulo até a implementação de uma variedade de serviços. Adam é o proprietário da plataforma ServiceNow de um escritório de advocacia de nível médio com vários escritórios em todo o mundo. Ele tem mais de 18 anos de experiência em TI, desde o suporte de TI até sua função atual como gerente da plataforma ServiceNow. Aqui estão alguns dos principais elementos que Adam diz ter aprendido sobre a implementação do ServiceNow em sua organização.
Garantir a adesão das partes interessadas
Conseguir a adesão de todas as partes interessadas em um novo sistema é um desafio bem conhecido e que pode ter um grande impacto no sucesso do projeto. Os gerentes e a diretoria podem ter visões diferentes de como será o sucesso do projeto. Outras partes interessadas podem achar que as inovações afetarão seus empregos. Adam ressalta que é fundamental para o sucesso que as partes interessadas em todos os níveis estejam alinhadas com a visão do projeto e envolvidas com o processo. A empresa de Adam começou a usar o ServiceNow com o CSM antes de entrar em serviços adicionais, incluindo ITSM, ITOM, HAM Pro e outros. Quando sua empresa iniciou a jornada com a ServiceNow, Adam diz que era difícil para todos enxergarem todo o potencial. Quando as pessoas perceberam a visão e se envolveram totalmente, o processo se tornou muito mais fácil para todos. "A importância do gerenciamento de mudanças organizacionais e de ter equipes engajadas com o ritmo das mudanças ameniza o golpe, se preferir, ou facilita a mudança", explica Adam.
Melhorar o processo com Agile
Um dos obstáculos iniciais que a equipe de Adam encontrou foi a implementação dos processos corretos. Era fácil ficar atolado na tentativa de aperfeiçoar um aprimoramento e lançar grandes versões em toda a organização. Podia levar meses para concluir um projeto e colocar o sistema em funcionamento. Logo no início, ele percebeu que a equipe precisava se concentrar no uso da metodologia ágil no gerenciamento de projetos para melhorar o processo. Quando o departamento de TI adotou a metodologia ágil, o processo melhorou drasticamente. Ele deixou de tentar implementar grandes mudanças e passou a priorizar e a se concentrar em partes menores para atingir a meta geral. "Quando mudamos para a metodologia ágil, vimos imediatamente uma melhora em nossos ciclos de desenvolvimento", diz Adam. "Quase pareceu fácil para nós".
O valor da governança
Uma grande parte do aperfeiçoamento do processo e do envolvimento das partes interessadas é a governança, diz Adam. Cada parte interessada precisa se apropriar de seu processo para implementar a mudança com sucesso e alcançar a visão geral. É impossível que todos na organização entendam completamente todos os processos em vigor. As partes interessadas precisam se apropriar de seus processos e visões individuais e alinhar esses processos e visões em toda a organização às metas organizacionais gerais. "É 100% necessário", diz Adam. "Eu não conheço todos os processos do meu departamento. Eles precisam se apropriar disso. A governança sempre será um trabalho em andamento, diz Adam, mas é fundamental para a organização. Como a organização pretende expandir os serviços que está usando para áreas como o App Engine, a governança é ainda mais importante. Assumir a propriedade e estabelecer a governança dos processos e do desenvolvimento evita um ambiente caótico e mantém os novos empreendimentos alinhados com a visão geral.
Encontre um parceiro especializado
A parceria com a Ondaro foi uma decisão que tornou a implementação muito mais tranquila, diz Adam. Os guias especializados da Ondaro ajudaram sua equipe a priorizar de forma mais eficaz e a manter todas as partes interessadas envolvidas no processo. Adam diz que a Ondaro ajudou a reunir todos com sessões de planejamento trimestrais, o que ajudou a alinhar as visões de todos. Com a ajuda da Ondaro, os processos foram mais simplificados e os cronogramas dos projetos estão bem definidos. Ter um parceiro especializado para ajudar a criar um roteiro ajudou a organização a se manter no caminho certo para priorizar projetos menores e alcançar a visão geral. Uma transformação digital com as pessoas, os processos e a tecnologia certos pode levar a melhorias significativas e de longo prazo para uma empresa. Fazer mudanças organizacionais com novas tecnologias é um desafio, mas ter um guia especializado ajudará a facilitar o processo.
