A criação de uma empresa requer uma variedade de ativos, e o crescimento de empresas novas e antigas significa expandir esses ativos - especialmente na era da transformação digital. Como 89% das grandes empresas em todo o mundo informam que estão envolvidas na transformação digital e de inteligência artificial, a lista de ativos só está crescendo. Manter o controle desses ativos pode ser uma tarefa árdua sem o sistema certo, mas deixar os ativos escaparem pode custar caro para a empresa.
É nesse ponto que um bom sistema de gerenciamento de ativos de TI, ou ITAM, entra em ação. A implementação desse sistema criará uma base sólida para que as empresas rastreiem hardware, software, ativos digitais e serviços a fim de manter os processos funcionando de maneira suave e eficiente.
Em um episódio recente do podcast The Distillery, Teri Bobst, diretora de gerenciamento de ativos de TI da Cask, falou sobre como o ITAM funciona e o que um programa maduro pode alcançar.
Com mais de 25 anos de experiência em TI e 13 anos dedicados ao gerenciamento de ativos de TI, Teri tem profundo conhecimento e experiência em todas as maneiras pelas quais um sistema sólido de gerenciamento de TI pode beneficiar as empresas.
Veja como ela diz que o ITAM pode economizar dinheiro para as empresas, torná-las mais seguras e melhorar a eficiência em todos os aspectos.
Navegando pelo ciclo de vida dos ativos
Para entender como o ITAM beneficia as empresas, Teri diz que é importante conhecer o ciclo de vida de um ativo. O ITAM está envolvido no ciclo de vida completo de um ativo, desde o planejamento de quais ativos são necessários, sua aquisição, implantação, monitoramento e descarte. O gerenciamento de ativos ajuda a garantir que o número certo de ativos seja adquirido no momento certo e pelo preço certo. Quando estão em uso, ele rastreia a integridade do item, a manutenção física ou de software que precisa ser feita, quem o está usando e onde está sendo usado. Além disso, o ITAM ajuda a identificar e gerenciar a TI invisível, garantindo que toda a tecnologia utilizada esteja alinhada com as políticas da empresa.
Teri diz que a maior parte do ciclo de vida é quando o ativo está em uso. Nesse sentido, o ITAM pode fornecer insights em tempo real sobre o uso, a disponibilidade e a integridade do ativo. "Se um ativo desaparecer, uma das primeiras maneiras de saber é que seu sistema de monitoramento não o detectou", diz Teri. "Este laptop não é registrado há duas semanas. Onde está esse laptop? Todas essas são coisas muito importantes e realmente abrangem a proteção de sua organização."
Aproveitamento do ITAM para economia estratégica de custos
As empresas que utilizam um sistema ITAM sólido podem obter enormes economias de custo por meio de processos mais eficientes, menos redundância e compras transparentes. Nos estágios iniciais, o gerenciamento de ativos facilita o planejamento antecipado e a compra apenas do que é necessário. À medida que os ativos são monitorados ao longo de seu ciclo de vida, os níveis de suprimento e a vida útil restante podem ser monitorados para que as substituições sejam feitas com mais eficiência no momento certo e com custos mais baixos.
Manter-se a par das atualizações de software pode aumentar a usabilidade dos ativos, e o rastreamento das licenças de software garante que os funcionários tenham licenças suficientes para realizar seu trabalho e evitar compras duplicadas. O gerenciamento adequado é importante mesmo no final do ciclo de vida de um ativo para monitorar a higienização adequada dos dados e o descarte do produto.
Fortalecimento da segurança por meio da ITAM adequada
Um aspecto crítico da ITAM é a segurança, seja para produtos físicos ou dados. Quando um incidente é relatado, o ITAM adequado permite que as empresas determinem rapidamente qual produto está envolvido. Quando os usuários precisam de ajuda com um produto, é mais fácil descobrir qual produto eles têm e do que precisam. Um programa de ITAM maduro ajuda a reduzir os riscos e a melhorar a conformidade, além de facilitar as auditorias, pois a equipe pode mostrar quais produtos e softwares foram comprados e como foram usados.
Como as necessidades de segurança cibernética crescem rapidamente, o ITAM é um componente essencial dos planos de segurança. Um programa ITAM aumenta a visibilidade dos ativos de TI para que as vulnerabilidades possam ser detectadas e tratadas. O diálogo entre as funções de ITAM e segurança é crucial para a elaboração de um mecanismo de defesa abrangente contra ameaças, destacando a importância de seu alinhamento na arquitetura empresarial moderna.
Integração e desligamento de RH sem problemas
Uma área que pode ser negligenciada com o ITAM é o benefício que ele pode proporcionar aos recursos humanos. Os ativos gerenciados adequadamente podem ser facilmente distribuídos aos novos funcionários para que eles comecem a trabalhar mais rapidamente. Quando os novos funcionários precisam ficar esperando pela integração, isso desperdiça seu tempo e os recursos da empresa. Ter tudo o que eles precisam para se integrar no primeiro dia acelera significativamente o processo.
O ITAM também garante um processo seguro de desligamento, pois a equipe está ciente de quais ativos um funcionário possui quando está deixando a empresa. Os ativos físicos, o software e as licenças digitais podem ser recuperados quando, de outra forma, poderiam ser perdidos ou esquecidos. Os dados podem então ser higienizados e os dispositivos redistribuídos na empresa para continuar seu ciclo de vida.
Como começar a usar o gerenciamento de ativos de TI
Implementar um sistema ITAM sólido quando a empresa é nova é uma ótima maneira de construir o negócio com boas práticas como base para o sucesso. No entanto, nunca há um momento ruim para fazer essas melhorias. Um parceiro experiente, como a Cask, pode fazer toda a diferença na transição, ajudando a trabalhar com os procedimentos e processos adequados e a colocar um plano em prática.
