Cómo una organización de servicios financieros centralizó la gestión de carteras con ServiceNow SPM

Resultados

Centralización de la gestión de proyectos y programas en toda la organización sobre una sola plataforma

Habilitación del Portfolio Planning Workspace, dando al liderazgo visibilidad en tiempo real de todo el portafolio de proyectos

Migración exitosa de datos históricos de proyectos a ServiceNow SPM

Proyecto completado por debajo del presupuesto, con los ahorros reinvertidos en una ampliación del alcance sin costo adicional para el cliente

Aplicaciones

EL CLIENTE

Una organización compleja que necesitaba una gestión de proyectos a la altura.

Este cliente es una organización nacional de servicios financieros que gestiona un amplio portafolio de programas en múltiples funciones de negocio. A su escala, la incapacidad de ver el estado de los proyectos, dar seguimiento a los riesgos y alinear recursos en tiempo real representaba un riesgo estratégico. El liderazgo necesitaba una única fuente de verdad. La función de gestión de proyectos necesitaba dejar de depender de hojas de cálculo y herramientas desconectadas.

"El equipo de Ondaro con el que trabajamos es uno de los mejores equipos con los que he trabajado. Son fáciles de tratar, generosos con su conocimiento y experiencia, colaborativos, ¡y superaron nuestras expectativas!"

— Representante del cliente

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EL DESAFÍO

Sin visibilidad y sin centralización.

La gestión de proyectos y programas estaba fragmentada en toda la organización, sin una forma consistente de que el liderazgo viera el estado, los riesgos o la alineación de recursos en un solo lugar. Las actualizaciones eran, en su mayoría, manuales. Elaborar reportes para el liderazgo requería un esfuerzo considerable, y aun así, el panorama seguía incompleto.

Sumado a la complejidad: cuando la organización definió originalmente el alcance del proyecto, había recortado su lista de deseos con base en supuestos de presupuesto. La organización dejó fuera funciones como Portfolio Planning incluso antes de que comenzara el proyecto.

Ya habían intentado resolver este problema antes con un socio de implementación anterior, que finalmente no cumplió. Para cuando Ondaro entró en escena, las prioridades pasaron a ser tanto la competencia técnica como restaurar por completo la confianza en el proceso.

LA SOLUCIÓN

Priorizando un enfoque nativo (out-of-the-box).

Ondaro implementó ServiceNow Strategic Portfolio Management con un enfoque disciplinado, priorizando primero lo nativo de la plataforma, configurando las bases de Gestión de Proyectos y Programas, incluyendo tipos de proyecto en cascada, híbridos y ágiles, reportes de estado, seguimiento de riesgos e incidencias, y alineación entre programas y portafolio. Al evitar personalizaciones innecesarias, el equipo mantuvo la construcción limpia, segura para futuras actualizaciones y rápida.

Esa eficiencia generó algo que el cliente no había anticipado: margen de presupuesto. En lugar de simplemente quedarse con la diferencia, Ondaro trabajó con el cliente para reinvertirla. Se ejecutó una orden de cambio para ampliar el alcance, agregando el Portfolio Planning Workspace que originalmente se había recortado, cargando datos históricos de proyectos en ServiceNow para que la organización pudiera comenzar con un panorama completo, y extendiendo el hypercare seis semanas completas más, con capacitación dedicada en gestión de recursos.

Lo que se había definido como una base sólida de SPM se convirtió en una plataforma considerablemente más capaz, al mismo precio.

LA EXPERIENCIA CON EL SOCIO

Un cliente preparado. Un equipo de confianza. Y un roadmap prometedor por delante.

Parte de lo que hizo que este proyecto funcionara fue que el cliente llegó preparado. Su equipo había hecho su tarea, su gerente de proyecto dedicado mantuvo todo en marcha, y su disposición a participar activamente en el proceso contribuyó directamente a una tasa de defectos en UAT inusualmente baja y a un camino limpio hacia el go-live.

El equipo de Ondaro correspondió a esa energía. La comunicación fue efectiva en todo momento. Cuando surgía complejidad, se resolvía y no escalaba hasta convertirse en un cuello de botella. El resultado fue una asociación que se sintió colaborativa en lugar de transaccional, algo que quedó claramente reflejado en la retroalimentación.

La organización ahora cuenta con un roadmap claro de ServiceNow SPM por delante: Demand and Intake, Timesheets and Time Tracking y Collaborative Workspace están todos en el horizonte. La base está construida. La confianza está presente. Y la relación es una sobre la cual seguirán construyendo.

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