Em um mundo impulsionado pela tecnologia, as empresas agora dependem muito de seus ativos de TI, quer percebam ou não. Já se foram os dias em que um departamento de TI de uma só pessoa controlava alguns computadores desktop e impressoras. Telefones celulares, laptops, sistemas de folha de pagamento, software e dezenas de outros ativos são agora componentes cruciais para empresas de todos os portes. A manutenção desses ativos durante todo o seu ciclo de vida pode ser uma tarefa árdua, especialmente sem um bom sistema. De acordo com o Gartner, a maioria das empresas usa métodos manuais, como planilhas, para o gerenciamento de inventário, o que muitas vezes as prejudica. De fato, 51% das empresas que estão migrando para o software de gerenciamento citam a ineficiência como o motivo da mudança.
Em um episódio do The Distillery Podcast, Teri Bobst, diretora sênior da prática de ITX da Ondaro, falou sobre o gerenciamento de ativos de TI e como ele agrega valor e reduz o desperdício para as organizações. No espírito do Dia da Mentira, ela compartilhou alguns percalços engraçados e, às vezes, assustadores do gerenciamento de ativos de TI na vida real e como evitá-los. De telefones zumbis a pesos de papel de US$ 300, aqui estão alguns exemplos de por que as empresas devem ter um programa ITAM sólido.
O inventário centralizado é essencial
As organizações geralmente enfrentam problemas com o armazenamento deficiente de ativos, com pouca ou nenhuma supervisão ou organização, o que dificulta a manutenção de registros precisos.
Teri contou uma experiência que teve em uma organização anterior, onde o inventário estava espalhado em vários lugares, incluindo armários e trailers CONEX. Ela e sua equipe começaram o trabalho de trazer todo o inventário para um único depósito centralizado, mobiliado inteiramente com equipamentos excedentes reaproveitados.
"Depois de consolidá-los, percebemos que estávamos com dezenas de milhares de dólares em equipamentos utilizáveis que ninguém sabia que existiam na organização", disse ela. Esses itens foram então reimplantados onde necessário, evitando novas compras desnecessárias.
Teri destaca o incrível impacto que o gerenciamento de estoque pode ter sobre os resultados financeiros de uma empresa. Com um inventário centralizado, uma empresa pode não apenas ter maior organização, mas também reduzir significativamente o desperdício e os custos.
Ativos negligenciados levam a custos ocultos.
Mesmo quando as empresas têm um programa de gerenciamento de ativos em vigor, as lacunas no plano podem levar a custos negligenciados e a grandes ineficiências.
Teri descreveu um caso em que uma empresa descobriu dezenas de planos de telefone celular pagos pela empresa para funcionários que não trabalhavam mais lá. Embora eles acreditassem que estavam indo bem com seu programa de gerenciamento de ativos, esses planos telefônicos "zumbis" eram negligências significativas que custavam milhares de dólares todos os meses.
Em outra história, um roteador de US$ 16.000 desapareceu durante a fase de implementação. Depois de uma busca longa e frustrante, o roteador foi encontrado seguindo a trilha dos registros de ativos e das ordens de transferência. O roteador estava escondido à vista de todos: embaixo da mesa de um funcionário que havia assinado a compra do roteador e se esquecido dele.
"Não deixe que a frase 'Está embaixo da minha mesa' faça parte da sua estratégia de ITAM", disse Teri.
Esses casos ressaltam a necessidade de visibilidade, propriedade e uma cadeia de custódia documentada dos ativos para garantir que nada seja esquecido. O custo de ativos perdidos ou compras desnecessárias pode aumentar rapidamente.
Evite proativamente desperdícios e falhas
Um componente essencial do gerenciamento de inventário é garantir que os ativos estejam em condições de funcionamento e sejam atualizados de forma consistente. Teri apontou como um equipamento mal gerenciado pode custar às empresas e até mesmo levar a problemas graves.
Em um caso, US$ 300 telefones IP estavam sendo descartados "às dúzias" devido a problemas menores, geralmente um suporte traseiro quebrado, apesar de os dispositivos estarem funcionando. Ao fazer uma parceria com um fornecedor terceirizado especializado em recondicionar telefones Cisco, a empresa conseguiu estender a vida útil desses ativos por uma fração do custo de substituição. Com um custo de recondicionamento de apenas US$ 55 por telefone, a empresa economizou o suficiente em dois anos para comprar uma empilhadeira para seu depósito de ativos.
Outra história de advertência mostra como até mesmo um ativo mal gerenciado pode causar pesadelos para uma empresa. Uma empresa com a qual ela trabalhou não atualizava seu hardware; em vez disso, esperava que as máquinas falhassem antes de descartá-las. Essa organização executava todo o seu sistema de folha de pagamento em um laptop de nove anos de idade, sem opções de backup. O pior cenário possível se concretizou quando o laptop falhou - em um fim de semana de feriado, ainda por cima - deixando a empresa lutando para encontrar um laptop de modelo idêntico para recuperar o sistema e processar a folha de pagamento. Essa falha catastrófica ressaltou como pode ser prejudicial ter equipamentos antigos e nenhum sistema de atualização.
"Coisas como essa são a razão pela qual você precisa atualizar seus ativos, especialmente os ativos críticos da sua organização", disse Teri. "E também ter redundância. Não deixe tudo funcionando em um único laptop."
Os ativos de TI são essenciais para o plano estratégico de uma empresa, e gerenciá-los adequadamente garante que a empresa obtenha o valor total de seus ativos. Um sistema sólido de gerenciamento de ativos de TI permite que as empresas cortem custos desnecessários e utilizem os ativos de forma eficiente.
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