El sistema sanitario optimiza la gestión con ServiceNow (SPM)

Resultados

6 meses desde el inicio del proyecto hasta la puesta en marcha

Procesos de priorización de la demanda optimizados

Visibilidad de recursos en tiempo real

Mejor toma de decisiones ejecutivas

Aplicaciones

EL CLIENTE

Avanzando en la atención médica mediante la excelencia operativa

El cliente es uno de los sistemas de salud más grandes de su región, y atiende a miles de pacientes en múltiples hospitales, centros de especialidades y clínicas comunitarias. Además de brindar atención médica de alta calidad, respalda una amplia red de programas de educación e investigación que fortalecen tanto los resultados de los pacientes como el ecosistema de salud local. Como parte de su misión de modernizar las operaciones y mejorar la gobernanza, buscaba nuevas formas de alinear recursos, priorizar la demanda y tomar decisiones más estratégicas y basadas en datos en toda la organización con ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM).

"Ondaro fue un socio increíble en todos los sentidos. Trabajó con nosotros en procesos, experiencia de usuario y oportunidades de crecimiento, y capacitó a nuestros equipos internos para dar soporte a esta nueva herramienta. Los recomiendo ampliamente como socio de implementación y definitivamente volveré a usar sus servicios."

— Representante del cliente

EL DESAFÍO

De la gestión reactiva de proyectos a la alineación estratégica

Como uno de los sistemas de salud más grandes de la región, el cliente era conocido por su atención clínica excepcional y su formación médica. Pero a medida que crecían las nuevas iniciativas digitales, sus procesos de gobernanza comenzaron a verse sobrepasados. La gestión de numerosos proyectos estratégicos y operativos generó prioridades superpuestas, conflictos de recursos y una visibilidad limitada entre departamentos.

La oficina de gestión de proyectos del proveedor de salud se dio cuenta de que sus herramientas ya no podían soportar la complejidad de la organización. Sin una vista centralizada de la demanda de proyectos, el liderazgo tenía dificultades para tomar decisiones oportunas y basadas en datos sobre prioridades y asignación de recursos. Los equipos a menudo estaban sobrecargados o subutilizados, dedicando más tiempo a conciliar hojas de cálculo que a generar valor.

Para fortalecer la visibilidad y permitir decisiones de inversión con mayor confianza, el sistema de salud necesitaba una plataforma unificada para estandarizar procesos, mejorar la transparencia y pasar de un seguimiento reactivo de proyectos a una gestión de portafolio estratégica y proactiva.

LA SOLUCIÓN

Construyendo una base para la visibilidad y la optimización de recursos

Para lograr estos objetivos, el cliente se asoció con Ondaro para implementar ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM), una plataforma única diseñada para alinear la demanda, los recursos y los objetivos estratégicos. Desde el inicio, el sistema de salud vio esto no solo como un proyecto tecnológico, sino también como una transformación de gobernanza. Ondaro guio ese cambio, ayudando a la organización a adaptar sus procesos a las mejores prácticas de ServiceNow.

La primera fase del roadmap de seis años se centró en las bases de la gestión de demanda y recursos. Juntos, los equipos diseñaron y construyeron un marco para capturar, priorizar y asignar la demanda según el valor de negocio y el impacto organizacional.

Los componentes clave de la solución incluyeron lo siguiente:

Captura unificada de la demanda: un único sistema para recopilar todas las solicitudes de proyectos, reemplazando hojas de cálculo dispersas y formularios manuales
Modelos de puntuación estandarizados: criterios consistentes para evaluar la demanda según la urgencia, el valor de negocio y el impacto en los recursos
Visibilidad de recursos en tiempo real: paneles que muestran la capacidad y la utilización en equipos y departamentos
Definición de procesos y roles: talleres colaborativos para aclarar responsabilidades, flujos de trabajo y aprobaciones
Transferencia de conocimiento y capacitación: sesiones de formación de formadores que empoderaron al equipo del sistema de salud para lograr independencia a largo plazo

Ondaro apoyó a la empresa durante la configuración, las pruebas y el hypercare posterior al lanzamiento. Al finalizar, la organización había evolucionado de un entorno fragmentado y reactivo a una práctica unificada de gestión de portafolio basada en datos, logrando mayor visibilidad, eficiencia y una gobernanza consistente en todo su trabajo.

LA EXPERIENCIA CON EL SOCIO

Construyendo confianza a través de la colaboración y la orientación

A lo largo del proyecto, los equipos del cliente describieron a Ondaro como un socio cercano y conocedor que lideró con claridad y flexibilidad. En lugar de imponer una implementación genérica, Ondaro guio a la empresa a través de un proceso de descubrimiento que respetó sus fortalezas existentes mientras identificaba áreas de alineación de procesos.

"Fue fácil trabajar con Ondaro", compartió uno de los líderes del proyecto. "[Ellos fueron] capaces de guiarnos en los puntos donde necesitábamos ajustar nuestros procesos y en los puntos donde podíamos adaptar nuestro proceso al sistema."

La colaboración se caracterizó por la apertura y el respeto mutuo. El sistema de salud aportó una base sólida en gestión de la demanda, mientras que Ondaro aportó una profunda experiencia en las mejores prácticas de ServiceNow SPM. Juntos, lograron un equilibrio al combinar la experiencia del cliente en su campo con la visión técnica y estratégica de Ondaro.

La asociación no solo garantizó una puesta en marcha sin contratiempos, sino que también dejó al personal con la confianza para mantener y expandir el sistema de forma independiente.

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